Comparar oficinas solo por el valor mensual puede ocultar diferencias importantes. La decisión completa incluye costos de instalación, transición, operación y tiempo de gestión.
Una matriz de costo total no necesita partir de cifras perfectas. Su utilidad está en ordenar rubros, documentar supuestos y aplicar el mismo criterio a cada alternativa.
Separá costos únicos y recurrentes
Los costos únicos aparecen al preparar y ejecutar el cambio. Los recurrentes acompañan la operación durante la permanencia. Separarlos permite entender el esfuerzo inicial y la estructura mensual sin confundir ambos momentos.
Rubros de instalación y transición
- Adecuación del espacio y configuración de puestos.
- Traslado de mobiliario, equipos y documentación.
- Infraestructura tecnológica y conectividad.
- Señalética, accesos y comunicación del cambio.
- Horas internas destinadas a coordinar el proyecto.
Rubros de operación
- Servicios incluidos y servicios contratados por separado.
- Mantenimiento de áreas privadas.
- Conectividad, soporte y equipamiento de reuniones.
- Seguridad y gestión de accesos.
- Uso de espacios adicionales cuando sea necesario.
Incorporá el costo de la fricción
Algunas diferencias no aparecen en una factura inmediata: tiempo de traslado, coordinación de múltiples proveedores, dificultad para recibir clientes o falta de espacios adecuados para ciertas tareas. No conviene asignarles un número arbitrario, pero sí registrarlas como riesgos y estimar su impacto.
Documentá escenarios, no falsas certezas
Construí un escenario base y alternativas ante cambios relevantes, como crecimiento del equipo o mayor presencialidad. Indicá de dónde surge cada supuesto y quién debe validarlo.
Una matriz útil hace visibles los supuestos. No promete precisión absoluta: mejora la calidad de la conversación.
